Verwaltung

Warum Verwaltungsumlagen?

Arbeitsbereiche in der Übersicht...

Verwaltungsaufwand und Overhead



Aufstellung anfallender Verwaltungstätigkeiten


Gliederung:

                                                                                                                               


A Verwaltung allgemein

 

Anträge Gesamtorganisation                                                                         

Vorarbeiten zu Schuljahresbeginn                                                    

Projektplanung und Projektentwicklung

                                           

Personal und Projektverwaltung                                                       

Allgemeine Abrechnungen

Wiederkehrende Aufgaben


Ergänzende Maßnahmen                                                                     



B Abwicklung der Mittagsversorgung  

Vorbereitungen Koordination                                                             

Schuljahresbeginn

Monatslisten bearbeiten

Tägliche Essensausgabe

„Zuschuss-Kinder“                                                                               

Abrechnung

Problematik


Overhead                                                                                                 



Nr

Bereich

Art der Tätigkeiten

Verwaltungs

aufwand pro Jahr

 
1.

Anträge

Gesamtorganisation

Ø  Jährliche Bedarfsermittlungen und Planungssicherheit

Bildungsangebote über Bildungspaket beantragen und Abrechnen

·    Bedarfsermittlung durchführen Förderanträge stellen Kooperationsvertrag vorbereiten                           Verträge mit Regierung,  Gemeinden und Schulen 

abschließen Oktobermeldung  einreichen

 

·    Mittagsverpflegung  für Bedürftige beantragen

Förderanträge ausarbeiten und abrechnen (siehe Orga Mittagsverpflegung)

 

 

30h

 
2.

Vorarbeiten

zu

Schuljahresbeginn

Ø  Eltern-und Informationsabende / Planungssicherheit

·    Teilnahme und Referententätigkeit an Infoabenden,

Lehrerkonferenzen und Schulveranstaltungen

·    Stadtrats-,Gemeinderats- und  Ausschusssitzungen

·    Gespräche bei Schulverbands- und Elternbeiratssitzungen

·    Vernetzung Infoabende mit Vereinen, Arbeitsgruppen, Institutionen, Abteilungen und Jugendverbände

·    Ausarbeiten von Vereinbarungen

·    Vorwegorganisation von Freizeitmaßnahmen und deren Durchführungsmöglichen

·    Stellenausschreibungen organisieren

·    Sichten der Bewerber mittels zahlreicher Bewerbungsgespräche

·    Erweitertes Führungszeugnis einholen

·    Prüfung der Mitarbeiter auf deren Eignung  (Vorgaben der Regierung abgleichen und überprüfen)

180h

 
3.

Projektplanung und Projektentwicklung

Ø  Projektkoordination

·    Vorbereitung und Durchführung von regelmäßigen Teamsitzungen  und Projektleiterbesprechungen

·    Beratungstelefon für Eltern/Mitarbeiter/Lehrer tägliche Erreichbarkeit / nach Bedarf Hausbesuche

·    Fortlaufende Reflektionsgespräche mit externen Partnern (Fachhochschule Regensburg)

·    Organisation von Verwaltungsabläufe mit Eltern, Mitarbeitern und Behörden weiterentwickeln

·    Schulungen und Seminare buchen und durchführen 

·    Kurse für Eltern und Schüler Organisieren, Durchführen und Abrechnen

332h

 
4.



Personal und Projektverwaltung



 

·      Lohnbuchhaltung

·      Berufsgenossenschaft Arbeitsschutzvorschriften umsetzen, Arbeitsunfälle melden Arbeitnehmerschulungen durchführen

·      Brandschutzschulung, Erste Hilfe Kurse organisieren

·      Personalbögen erstellen

·      Krankentage der Mitarbeiter  dokumentieren  und Umlageabrechnung der Krankheitstage einreichen Rückerstattungsanträge stellen

·      Lohnabrechnung mtl. Meldung für Sozialversicherungsträger, Finanzämter

·      Vierteljährige Verdienststatistiken erstellen

·      Buchhaltung

·      Neunmonatige Prüfberichte und Zusammenfassungen erarbeiten

·      Intensivbegleitung bei neuen Einrichtungen oder  Gruppenerweiterungen (mindestens drei Monate)

·      Abrechnungen von Dozentenhonoraren, Übungleiter-und Ehrenamtspauschalen

·      Dokumentation der Einrichtungen und Projektarbeiten in Zahlen für Behörden, Finanzämter, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfer und Erstellen verständlicher Verwendungsnachweise

·      Organisation und Abrechnung der Zusatzangeboten

·      Dokumentation und Berichte erstellen und aufbewahren

·      Arbeitszeitnachweise gesetzlicher Mindestlohn



 



378h

 
5.

Allgemeine

Abrechnungen





Ø  Monatliche Finanzaufgaben

·    Zuschüssen nach Vereinbarung abbuchen und Kontobewegungen überprüfen (Kommunen, Regierung)

·    Kassenzettel überprüfen und Zuweisen

·    Kassenbuch führen und ausstehende Zahlungen und Beiträge einfordern 











90h

 
6.

Wiederkehrende

Aufgaben

Ergänzende

Maßnahmen

Ø  Alltagstätigkeiten

·    Regelmäßige Teilnahme an Tagungen (Aussprachetagung, Regionaltreffen, Regiotreff Organisation der Mittagsverpflegung an Schulen, Gedankenaustausch KuMi, Dialogforum uvm.

·    Treffen mit Gemeindevertretern, Behörden Regierungsbeauftragten

·    Projektbegleitung Gewährleistung einer elementaren Grundausstattung (Einkaufen und Besorgungsfahrten

·    Externe Angebote schaffen (Kurse, Kinderklettern, Bike Pool, Pädagogischer Gedankenaustausch mit Eltern Elternstammtisch) Ferienfreizeit, Ferienmaßnahmen

·    Projektunterstützende Angebote planen, Ferienfreizeit, Ferienmaßnahmen, Ausflüge, Turniere usw.

·    Elterninformationsabende

·    Einzelgespräche nach Wunsch
  
- Planung und Organisation Ferienprogramm

- Vorbereitung Ferienbetreuung
180h



7.

Ergänzende

Maßnahmen

 

Ø  Pressearbeit und Medienpräsentation (Homepage)

·    Vorbereitung und Durchführung von Pressekonferenzen ( Bekanntgabe von Kursen und Externen Angeboten)

·    Vorstellen von internen Bildungsmaßnahmen

·    Vernetzungsarbeiten (Aufzeigen der Zusammenarbeit mit Beratungsstellen und diversen Einrichtungen)

·    Projektarbeit und Präventionsmaßnahmen

·    Teilnahme  an öffentlichen Sitzungen 

72h

 
   



   



B Abwicklung der Mittagsversorgung   (7 – 9 Uhr und 11 – 14 Uhr)



Nr.

Bereich

Art der Tätigkeiten

Notizen

8.

Vorbereitungen

Koordination

Ø  Suche und Beschaffung eines Essensanbieters

·    Fahrten und Telefonate

·    Preisverhandlungen

·    Essenslieferung koordinieren

·    Essensannahme gewährleisten / Hygienvorschriften beachten

Essenstransport gewährleisten     

·    Möglichkeiten der Ab-und Zusatzsbestellungen von Essensportionen ( 7 – 9 Uhr) (nicht angekündigte Schulveranstaltungen, Krankheitsfälle usw.) Wünsche bezüglich der Essenszubereitung (vegetarisch, Nudelgerichte, etc.)



·     E - Mail Eingang Prüfen / Belege erstellen  /  Koordination

 8h

380h

9.

Schuljahresbeginn 

Ø  Projekt und Elternarbeit

·    Vorbereitung und Jahresplanung 

·    Ausgabe von Vertragsunterlagen mit  Ein-zugsermächtigungen

·    Erfassen der Daten durch die Anmeldeformulare

·    Fehlende Daten einholen (Adressen, Kontoänderungen…)

·    Erstellen und Verknüpfen einiger Tabellen: Serienbrief, Monatsliste, Monatskalender

·    Versendung von Elternbriefen mit  Aufnahme-bestätigungen

·    Rücksendungen bearbeiten

·    Infotelefonate für Eltern

·    Personalschulung über Hygienevorschriften buchen

 

 80 h einmal jährl. zu SJ-Beginn

10.

Monatslisten bearbeiten

Ø  Arbeit mit der Liste

·      Monatskalender für jede Gruppe erstellen

·      Berücksichtigung der Neuerungen: Zuschusskinder, neue Konten, Neuzugänge, Abgänge

·      Klärende Gespräche mit dem Projektleiter

·      Monatskalender mit den eingetragenen Essen für die Abrechnung vorbereiten



72h

11.

Tägliche

Essensausgabe

Ø  Praktischer Ablauf der Essensausgabe

·    Entgegennahme der Essensbestellungen

(am Vormittag(7.00 - 9.00 Uhr) rufen die Eltern an, wenn ihr Kind kein Essen benötigt, unentschuldigtes Fernbleiben bedeutet Zahlung)

·    Weitergabe der Essenszahl an den Anbieter

·    Entgegennahme der Mittagsverpflegung vor Ort

·    Kontrolle Temperaturmessung und Dokumentation

·    Vorbereitende Küchenarbeiten

·     Bereitstellung der Wärmebehälter

·    Wärmebehälter Wartung laut Vorschrift

·    Verteilung der Speisen und Getränke

·    Namentliche Notierung der Einzelesser

·    Abwaschen und Aufräumarbeiten jeder Gruppe

·    Wiedervorbereitungen für den nächsten Tag

·    Hauptamtlichen Hygienebeauftragten vorhalten

·    Einhalten sämtlicher Hygienevorschriften ( Dokumentation)

·    Vollständige Liste am Monatsende zurückschicken zur Geschäftsstelle

540h

12.

„Zuschuss-Kinder“ (ca. 10-15)

Ø  Bearbeitung der Anträge für JA/LA/JB

·      Hilfestellung für Eltern bei der Antragstellung

·      Telefonischer Kontakt zu Jugendamt/ Landratsamt/ Jobbörse

·      Berücksichtigung der Kinder in der Monatsliste (1€) Zuschusszeitraum beachten

·      Abrechnung für das jeweilige Amt schreiben

·      Eltern auf Neubeantragung hinweisen

·      Rückzahlung an Eltern bei nachträglicher Bezuschussung

·      Kontrolle der Zahlungseingänge von den Ämtern

120h

13.

Abrechnung

Ø  Monatliche Essensabrechnung

·    Übermittlung der monatlichen Essenszahl je Teilnehmer (ca. 220 Esser/Tag in Abensberg)

·    Zusammenstellung der Gesamtkosten und Schreiben aller Lastschriftabbuchungen

(mittels  Programm „StarMoney“ werden einzeln Kosten, Essenstage,  Monat auf Zahlungsanweisungen geschrieben und an die Bank weitergeleitet )

·    Vergleich und Abrechnung aller Essen mit dem Essensanbieter 

36h

14.

Problematik

Ø  Schwierigkeiten bei der Abrechnung

·    Eine Reihe von Eltern lehnen eine Bankein-zugsermächtigung ab und wollen Bar bezahlen

(man muss den Eltern und Kindern trotz mehrerer Ermahnungen oftmals über Wochen nachlaufen)

·    Verschiedene Abbuchungstermine: 15./25 

·    Rücklastschriften: ca. 10-15% /Monat

(-falsche Kontenangaben, -Konten nicht gedeckt, -Unstimmigkeiten, wer die Koste übernimmt, -usw.

·    Telefonate, Mahnschreiben, Inkassobüro 

(letztlich keine Möglichkeit, Geld einzutreiben, Kind herausnehmen?

·    Abrechnungen mit dem Landrastamt 

·    Tägliche Kontrolle der Konten bzgl. Zahlungen, ausstehende Beträge, falsche Beträge als Eingang



180h

                                                         Gesamtstunden / Jahr am Beispiel Abensberg      2678h

             

Arbeitsaufwand in Wochenstunden variiert je nach Einrichtung und Gruppengröße  

                                                     


Overhead



Auf der Grundlage der anfallenden Verwaltungstätigkeiten in Stunden dividiert durch die Anzahl der Schüler ergibt sich ein Verwaltungsaufwand pro Schüler und Jahr.

Beispiel Abensberg

Im Verhältnis zu 1330 Stunden Betreuungsumfang pro Jahr (Mo – Fr. 11 – 17 Uhr) bei minderstens 150 Schüler  fallen 17.85 Verwaltungsstunden pro Schüler und Jahr für die, Verwaltung, Lohnbuchhaltung, Organisation Mittagsverpflegung, Abrechnungen sowie Umsetzung diverser gesetzlicher Vorschriften und Dienstleistungen an.

 

Hinzu kommen allgemeine Betriebskosten und Personalkosten für die Hauptverwaltung und Lohnabrechnung sowie Vorhalt einer elementaren Grundausstattung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Abrechnungen und Dokumentationen

gesetzlicher Vorgaben



Geschäftsstelle  Öffnungszeiten 7 – 18 Uhr

Dahlienstrasse 23

93309 Kelheim

Tel.: 09441 / 176150

Fax: 09441 / 176151

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Internet: http://www.kai-ev.de



Allgemeine Betriebskosten  elementarer Grundbedarf / Büroausstattung

verlässliche Ablauforganisation und Zubehör


·      Dienstleistungsangebote der Trialen Schülerhilfe gewährleisten

·      Miete, Telefon, Strom, Lizenzgebühren usw.

·      Bürobedarf, Bücher usw.

·      Maßnahmen zur Qualitätssicherung

·      Externe Betreuung, regelmäßige Reflexionsgespräche ( Expertise der Triale Schülerhilfe)

·      Homepage Server und Betreuungskosten

·      Softwareprogramme (PSI)

·      Leihgebühren, Benzinkosten

·      Qualifizierungsmaßnahmen, Arbeitstagungen

·      Arbeitgeberfinanzierte Rentenversicherung

·      Übernahmen von Kindergartenbeiträgen

·      Steuerfreie Zuwendungen – ÜLP / Tankgutscheine

·      Mitarbeiterfortbildung, Fahrtkosten

·      Lohnbuchhaltung regelmäßige Schulungen, Jahreswechselseminar, externe IT - Betreuung

·      Neu und Ersatzbeschaffung, Reparaturkosten

·      Personalorganisation, Krankheitsvertretung vorhalten und koordinieren

·      Dienstaufsicht der Hygienevorschriften, Kurse und Schulungen intern/extern

·      Betriebshaftplicht abschließen

·      Unfallversicherung

·      Unfallverhütungsvorschriften einhalten

·      Sicherheitsbeauftragten vorhalten

·      Sicherheitstechnische Betreuung organisieren, Nachweise erstellen

·      Betriebsärztliche Betreuung gewährleisten

·      Sonstige Kosten

für individualisierte Erläuterungen steht Ihnen unsere Geschäftsleitung gerne zur Verfügung......