Erhöhter Sachaufwand!

Erhöhter Sachaufwand

Für die Ablauforganisation und diverse gesetzliche Vorschriften und Dienstleistungen, außerhalb der Bildung und Betreuung, fallen im Durchschnitt 20 Verwaltungsstunden pro Jahr und Schüler an. Hinzu kommen Betriebskosten und Personalkosten für die Lohnabrechnung, Teilhabe, Organisation und Abrechnung der Mittagsverpflegung sowie das Vorhalten der Geschäftsstelle.

Verwaltungsumlage pro Gruppe – warum?

Erweiterte Aufgaben:

Anträge und Gesamtorganisation

Ø  Jährliche Bedarfsermittlungen
Datensätze erheben und einpflegen
Bildungspakete nach § 28 SGB II/§ 34 SGB XII/§ 6b BKGG beantragen und abrechnen
Bayerisches Landesamt für Statistik jährliches Meldeverfahren für die Jugendarbeit nach §11SGBVIII
Bedarfsermittlung durchführen, Förderanträge stellen, Leistungsbeschreibung, Prüfvermerke, Datenblatt, vorbereiten, Verträge mit Regierung, Gemeinden und Schulen abschließen, Oktobermeldung durchführen, Kooperationsverträge einreichen
Mittagsverpflegung für Bedürftige beantragen
Förderanträge ausarbeiten und abrechnen (siehe Organisation Mittagsverpflegung)

Vorarbeiten zu Schuljahresbeginn

Ø  Eltern-und Informationsabende
Planungsgespräche Teilnahme und Referententätigkeit, Lehrerkonferenzen, Schulveranstaltungen und Elternabende, Stadtrats-,Gemeinderats- und Ausschusssitzungen, Gesprächsrunden mit Schulverbands- und Elternbeiratsmitglieder Vernetzung und Informationsabende mit Vereinen, Arbeitsgruppen, Helferkreis, Institutionen, Abteilungen und Jugendverbände, Ausarbeiten von Vereinbarungen Vorwegorganisation von Freizeitmaßnahmen und deren Durchführungsmöglichen (Wochen/ Monats- und Jahresplanung erstellen, Stellenausschreibungen organisieren Sichten der Bewerber, Bewerbungsgespräche führen, Erweitertes Führungszeugnis einholen Prüfung der Mitarbeiter auf deren Eignung, Vorgaben der Regierung abgleichen und überprüfen

Projektplanung und Projektentwicklung

Ø  Projektkoordination
Vorbereitung und Durchführung von regelmäßigen Teamsitzungen und Projektleiterbesprechungen
Beratungstelefon für Eltern/Mitarbeiter/Lehrer
tägliche Erreichbarkeit
nach Bedarf Gesprächsrunde einberufen
Fortlaufende Reflektionsgespräche mit der Schulleitung und Schulverband, Organisation von Verwaltungsabläufe mit Eltern, Mitarbeitern und Behörden, weiterentwickeln von Schulungen und Seminare buchen und durchführen
Kurse und Seminare für Eltern und Schüler organisieren, durchführen und von abrechnen

Personal und Projektverwaltung
Lohnbuchhaltung und Abrechnung
Berufsgenossenschaft Arbeitsschutzvorschriften umsetzen, Arbeitsunfälle melden, Arbeitnehmerschulungen durchführen, Brandschutzschulung, Erste Hilfe Kurse organisieren,
Personalbögen erstellen,
Verdienststatistik führen,
Krankentage der Mitarbeiter dokumentieren und Umlageabrechnung der Krankheitstage einreichen, Rückerstattungsanträge stellen
Arbeitnehmer melden nach dem Schwerbehindertenrecht (§163 Absatz 2 SGB IX)
Lohnabrechnung mtl. Meldung für Sozialversicherungsträger, Finanzämter
Vierteljährige Verdienststatistiken erstellen,
Lohnbuchhaltung, Allg. Buchhaltung, Kasse,
neunmonatige Prüfberichte und Zusammenfassungen erarbeiten,
Intensivbegleitung bei neuen Einrichtungen oder Gruppenerweiterungen,
Abrechnungen von Dozentenhonoraren, Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen,
Dokumentation der Einrichtungen und Projektarbeiten in Zahlen für Behörden, Finanzämter, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfer und Erstellen der Verwendungsnachweise,
Organisation und Abrechnung der Zusatzangebote
Dokumentation und Berichte erstellen und aufbewahren

 Allgemeine Abrechnungen
Ø  Monatliche Finanzaufgaben
Zuschüssen nach Vereinbarung abbuchen und Kontobewegungen überprüfen (Kommunen, Elternbeiträge, Regierungszuschüsse usw.), Kassenzettel überprüfen und zuweisen,
Kassenbuch führen und ausstehende Zahlungen und Beiträge einfordern

Wiederkehrende Aufgaben
Ø  Alltagstätigkeiten
Regelmäßige Teilnahme an Fortbildungen
Aussprachetagung, Regionaltreffen, Regiotreff Organisation der Mittagsverpflegung an Schulen, Gedankenaustausch KuMi, Dialogforum,
Treffen mit Gemeindevertretern, Behörden, Regierungsbeauftragten, Schulleitung.
Projektbegleitung, Gewährleistung einer elementaren Grundausstattung (Einkaufen und Besorgungsfahrten)
Externe Angebote schaffen (Kurse, Kinderklettern, Bike Pool, Pädagogischer Gedankenaustausch mit Eltern, Elternstammtisch), Ferienfreizeit, Ferienmaßnahmen, projektunterstützende Angebote planen, Ferienfreizeit, Ferienmaßnahmen, Ausflüge, Turniere.
Elterninformationsabende,
Einzelgespräche nach Wunsch

Ergänzende Maßnahmen
Ø  Pressearbeit und Medienpräsentation (Homepage)
Vorbereitung und Durchführung von Informationsabende (Bekanntgabe von Kursen und externen Angeboten),
Vorstellen von internen Bildungsmaßnahmen
Vernetzungsarbeiten (Aufzeigen der Zusammenarbeit mit Beratungsstellen und diversen Einrichtungen),
Projektarbeit und Präventionsmaßnahmen durchführen
Teilnahme an Besprechungen

Abwicklung der Mittagsverpflegung
Ø  Ablauforganisation koordinieren
Fahrten und Telefonate
Preisverhandlungen
Essenslieferanten vernetzen
Hygienevorschriften umsetzen
Essenstransporte gewährleisten
Möglichkeiten der Ab- und Zusatzbestellungen von Essensportionen zwischen 8 und 9 Uhr (nicht angekündigte Schulveranstaltungen, Wünsche bezüglich der Essenszubereitung vorhalten (vegetarisch, laktosefrei )
E – Mail-Eingang prüfen / Belege erstellen   / Informationen an die Projektleiter weiterleiten
Speisepläne wöchentlich online stellen

Zum Schuljahresbeginn

Datensatzerhebung und Gruppenplanung
Vorbereitung und Jahresplanung der Gruppen
Ausgabe von Vertragsunterlagen mit Einzugsermächtigungen
Erfassen der Daten durch die Anmeldeformulare
Fehlende Daten einholen (Adressen, Kontoänderungen…)
Erstellen und Verknüpfen einiger Tabellen: Serienbrief, Monatsliste, Monatskalender
Versendung von Elternbriefen mit Aufnahmebestätigungen
Rücksendungen bearbeiten
Informationsrunde mit Eltern
Personalschulung organisieren

Monatslisten bearbeiten
Ø  Arbeit mit der Liste
Monatskalender für jede Gruppe erstellen
Berücksichtigung der Neuerungen: Zuschusskinder, neue Konten, Neuzugänge, Abgänge

Tägliche Aufgaben: Essen verbuchen und dokumentieren
Klärende Gespräche mit dem Projektleiter
Monatskalender mit den eingetragenen Essen für die Abrechnung vorbereiten
Ø  Praktischer Ablauf der Essensausgabe
Entgegennahme der Essensbestellungen am Vormittag zwischen 8.00 und 9.00 Uhr rufen die Eltern an, wenn ihr Kind wegen Krankheit kein Essen benötigt, unentschuldigtes Fernbleiben bedeutet Zahlung)Weitergabe der Essenszahl, tägliche Verbuchung der EinzelesserHauptamtlichen Hygienebeauftragten vorhaltenÜberprüfung sämtlicher Hygienevorschriften mit Dokumentation: jede Speise ist separat zu messen und aufzuschreiben, Rückstellungskontrolle der Speisen (14 Tage 150 gr von jeder Speise einfrieren), vollständige Liste am Monatsende zur Geschäftsstelle zurückschicken

„Zuschuss-Kinder“ nach § 28 SGB II/§ 34 SGB XII/§ 6b BKGG

Ø  Bearbeitung der Anträge für Jugendamt, Landratsamt und Jobcenter
Antrag auf Leistungen für Teilhabe
Hilfestellung für Eltern bei der Antragstellung
Telefonischer Kontakt zu Jugendamt/ Landratsamt/ Jobcenter, Familienhilfe
Berücksichtigung der Kinder in der Monatsliste (1€), Zuschusszeitraum beachten
Abrechnung für das jeweilige Amt schreiben
Eltern auf Neubeantragung hinweisen
Rückzahlung an Eltern bei nachträglicher Bezuschussung
Kontrolle der Zahlungseingänge von den Ämtern

Abrechnung

Ø  Monatliche Essensabrechnung
Übermittlung der monatlichen Essenszahl je Teilnehmer
Zusammenstellung der Gesamtkosten und Schreiben aller Lastschriftabbuchungen (mittels Programm „Sfirm“ werden einzeln Kosten, Essenstage, Monat auf Zahlungsanweisungen geschrieben und an die Bank weitergeleitet)
Vergleich und Abrechnung aller Essen mit dem Essensanbieter.

Ø  Schwierigkeiten bei der Abrechnung
Ungedeckte Konten (keine Zahlung trotz mehrmaliger Aufforderung)
Gewünschte Abbuchungstermine koordinieren
Rücklastschriften: ca. 10-15% /Monat
Telefonate, Mahnschreiben, Inkassobüro
Abrechnungen mit dem Landratamt
Tägliche Kontrolle der Konten bzgl. Zahlungen, ausstehende Beträge, falsche Beträge als Eingang

Erweiterte Betriebskosten für Bildung & Betreuung

• Miete, Telefon, Strom, Lizenzgebühren usw.
• Bürobedarf, Bücher usw.
• Maßnahmen zur Qualitätssicherung
• Lohnstatistik / Steuerbescheide
• Externe Betreuung, regelmäßige Reflexionsgespräche (Expertise der Trialen Schülerhilfe)
• Homepage, Server und Betreuungskosten
• Softwareprogramme (PSI)
• Abrechnungsprogramm (MV)
• Leihgebühren, Fahrtkosten
• Qualifizierungsmaßnahmen, Arbeitstagungen
• Arbeitgeberfinanzierte Rentenversicherung verwalten
• Übernahme von Kindergartenbeiträgen
• Steuerfreie Zuwendungen – ÜLP / Tankgutscheine
• Mitarbeiterfortbildung, Fahrtkosten
• Lohnbuchhaltung: regelmäßige Schulungen, Jahreswechselseminar, externe IT – Betreuung
• Neu- und Ersatzbeschaffung, Reparaturkosten
• Personalorganisation, Krankheitsvertretung vorhalten und koordinieren
• Dienstaufsicht der Hygienevorschriften, Kurse und Schulungen intern/extern
• Datenschutzbeauftragter und Stellvertreter 
• Betriebshaftpflicht
• Unfallversicherung
• Unfallverhütungsvorschriften einhalten
• Sicherheitsbeauftragten vorhalten
• Sicherheitstechnische Betreuung organisieren, Nachweise erstellen
• Betriebsärztliche Betreuung gewährleisten
• Steuerberater
• Sonstige Kosten